Sejarah dan Asal Usul PDF hingga Menjadi Format File Paling Penting di Dunia (Bagian 1)

Naviri Magazine - PDF adalah format data yang sukses menjadi alat informasi paling menentukan dalam era internet. PDF diyakini akan terus bertahan meski manusia sudah binasa sekalipun.

Bagaimanapun PDF punya kisahnya sendiri. Artikel ini adalah rangkuman sejarah tentang format data yang ternyata bakal terus bermanfaat di masa mendatang. Inilah alasannya.

“Yang dibutuhkan industri adalah cara universal mengkomunikasikan dokumen-dokumen dalam berbagai macam konfigurasi mesin, sistem operasi, dan jaringan komunikasi. Dokumen-dokumen ini harus bisa dilihat pada tampilan apapun dan harus bisa dicetak pada printer modern apapun. Jika masalah ini bisa dipecahkan, maka cara orang bekerja secara mendasar akan berubah.”

John E. Warnock, salah satu pendiri perusahaan perangkat lunak Adobe, mendiskusikan pemikirannya seputar kebutuhan sebuah format dokumen sederhana dalam esai yang mengungkapkan keberadaan The Camelot Project (yang, tentu saja, sekarang bisa kita akses lewat format PDF). 

Warnock juga bertanggung jawab atas pengembangan bahasa scripting dokumen PostScript Adobe. Dia mencatat bahwa PostScript dan bahasa turunannya, Display PostScript, terlalu berat untuk kebanyakan komputer yang dibuat pada waktu penulisan esainya, yakni sekitar awal tahun 1990. 

“Solusi-solusi Display PostScript dan PostScript merupakan solusi jangka panjang yang tepat seiring dengan peningkatan daya mesin-mesin. Namun solusi ini tidak terlalu membantu bagi mayoritas pengguna dewasa ini dengan mesin-mesin mutakhir,” ujarnya.

Aplikasi yang Mendorong Kelahiran PDF Adalah Formulir Pajak

Bersamaan dengan momen Warnock dan kolega-koleganya di Adobe mencoba mencari tahu permasalahan-permasalahan rumit dari proses penciptaan format file sederhana, Badan Pajak Amerika Serikat (IRS) sedang mengalami masalah berat. Kedua pihak ini akan berkolaborasi nantinya. 

Adobe ingin menciptakan jenis file baru yang dapat membaca dokumen-dokumen pada komputer orang-orang secara mudah. Sementara IRS ingin menghilangkan permasalahan tahunan saat bekerja sama dengan Kantor Pos AS.

Pada dasarnya, setiap tahun sebelum musim pelaporan pajak, IRS akan mengirimkan formulir-formulir pajak kepada ratusan juta orang di seluruh wilayah Amerika Serikat. Pengiriman tahunan melayani 110 juta individu setiap tahun, menurut artikel New York Times pada 1991. 

IRS berhadapan dengan kode pajak yang rumit, harus mengelola dan mengatasi berbagai pengecualian dan formulir-formulir yang berbeda, baik melibatkan bisnis ataupun wajib pajak orang pribadi.

Pengiriman formulir pajak lewat pos bukan hanya mubazir. IRS membencinya, begitu pula orang-orang di kantor pos. Pengiriman sekian juta formulir merepresentasikan sejenis mimpi buruk logistik.

Dalam kondisi seperti inilah, format semacam PDF bisa sangat bernilai. Sebetulnya sudah ada solusi-solusi software di pasaran pada saat itu—di antaranya Turbo Tax, untuk PC dan MacInTax untuk Mac. Sayangnya pengguna komputer di Amerika kebanyakan belum mempercayai komputer buat menghitung pajak. 

Akhirnya tercetus ide: kompromi terbaik adalah jika formulir-formulir tersebut bisa dicetak mandiri oleh wajib pajak.

Untungnya, Adobe akhirnya siap dengan temuan barunya ketika IRS sedang butuh. Pada akhir 1992, perusahaan tersebut pertama kali menunjukkan teknologi PDF, memakai nama Acrobat, di pameran dagang COMDEX. 

Pers saat itu menulis soal Acrobat penuh antusiasme, karena format data tersebut merepresentasikan kemampuan menerima dokumen sebagaimana jika ditampilkan dalam format cetak—itu pun kalau perlu dicetak. Hal tersebut bahkan disebut sebagai “Best of the Show” pada tahun itu.

Walaupun media kini memuji temuan perusahaannya, Warnock mengakui pendekatannya menyelesaikan masalah kertas langsung dengan usulan data digital secara agresif tidak langsung tepat sasaran. Orang-orang pada awal dekade 90'an masih tergantung pada kertas.

“Saat Acrobat diumumkan, dunia belum paham. Mereka tidak paham pentingnya mengirim dokumen-dokumen secara elektronik,” ujar Warnock pada sebuah wawancara tahun 2010 bersama Knowledge@Wharton.

Faktanya software anyar Adobe memiliki kegunaan yang sempurna untuk membuat format digital formulir IRS, dan juga segala perusahaan lain di Amerika.

Adobe memiliki potensi solusi untuk memgurangi kertas yang diproduksi oleh kantor-kantor di seluruh dunia. Dan karena Adobe secara de facto memiliki standar pasar dengan PostScript, jadinya lebih mudah. 

Menurut NetworkWorld, IRS sudah mendistribusikan formulir dalam format PDF pada awal 1992, sebuah tindakan yang membantu membangun momentum di balik format tersebut.

Namun satu elemen hilang, dan elemen tersebut adalah web, yang membuat konsep mengakses dokumen pajak relatif lebih mudah. Dan pada musim pajak 1996, elemen tersebut sudah siap digunakan, karena Internal Revenue Service menambah kapasitas server webnya—komplit dengan lebih dari 600 dokumen siap untuk diunduh dalam format PDF, menurut sebuah kolom tahun 1996 dari guru tech Komando.

Sebuah studi kasus pada situsweb Adobe mencatat bahwa IRS sepenuhnya menggunakan PDF saat ini, memberikan salinan-salinan dari softwarenya kepada lebih dari 100.000 pegawai pada 2001, dan menghemat jutaan dolar biaya cetak dalam prosesnya.

Di samping menghemat waktu dari mengirimkan formulir-formulir tersebut, PDF membantu perusahaan menghemat energi dengan membuat material lebih mudah ditemukan dalam audit. Alih-alih harus menyimpan file dalam kabinet, sekarang file tersebut bisa diakses secara elektronik oleh pemeriksa dan auditor pajak.

“Dari segi kepuasan pegawai saja, Acrobat sangat sepadan,” ujar pejabat IRS pada Adobe. “Di samping itu kami juga mudah untuk mendokumentasikan administrasi dan tidak perlu tempat penyimpanan kertas, dan jelas bahwa Acrobat dan Adobe PDF memberikan keuntungan bagi agensi dan orang-orang yang kami layani.”

Kutipan tersebut terasa berlebihan. Namun faktanya IRS merupakan mikrokosmos bisnis dunia yang lebih luas. Format PDF, dalam waktu yang singkat, menjadi salah satu cara yang paling penting bagi pebisnis untuk membagi dokumen-dokumen. (Kalangan akademisi tentu saja, langsung ikutan.)

Baca lanjutannya: Sejarah dan Asal Usul PDF hingga Menjadi Format File Paling Penting di Dunia (Bagian 2)