Panduan Menata dan Mengatur File di Harddisk Komputer

Naviri Magazine - Pada komputer, pada dasarnya file dibagi menjadi dua jenis, yaitu file program yang berisi intruksi-intruksi untuk dijalankan oleh komputer, dan file data yang berisi data yang dibuat oleh suatu program aplikasi. 

File data, apapun isinya, biasanya disebut sebagai dokumen. File-file atau dokumen ini kemudian dapat dikelompokkan ke dalam folder-folder khusus untuk memudahkan pencarian file apabila dibutuhkan.

Apa yang disebut sebagai folder itu adalah suatu file yang berisi satu atau banyak file dengan tujuan untuk mengorganisasikan file. Pada sistem operasi DOS, folder juga disebut dengan istilah subdirektori. 

Suatu folder bisa pula terdiri atas beberapa file yang dikelompokkan sesuai dengan kategorinya. Seiring dengan bertambahnya jumlah file yang ada, maka orang pun kemudian ingin membuat folder-folder khusus untuk masing-masing pekerjaan dan menyimpan setiap file dalam folder-folder yang sesuai.

Seperti ketika mengatur sistem dokumen secara manual, maka pada saat mengorganisasikan harddisk juga perlu diperhatikan berapa banyak folder yang diperlukan dan apa yang akan disimpan di sana. 

Seringkali, kita harus mengganti program aplikasi dan file-file yang berhubungan dengan program tersebut pada folder secara terpisah. Umpama saja kita mungkin harus memiliki satu folder untuk program Word dan folder lain lagi untuk program lainnya.

Para pemakai komputer pada umumnya biasanya lebih menyukai untuk memisahkan file program dan file data. Prosedur ini sekaligus akan membuat sistem komputer akan menjadi tetap baik. Ibaratnya, ini tak ubahnya seperti tidak mencampurkan ruang untuk gudang dengan ruang tamu atau ruang makan. 

Cara untuk hal itu biasanya adalah dengan membuat folder secara terpisah untuk setiap aplikasi. Folder pertama digunakan untuk program itu sendiri, dan biasanya secara otomatis akan terbentuk ketika program diinstal. Sedangkan folder kedua adalah untuk menyimpan file data yang dibuat dengan menggunakan program tersebut. Hal ini tentunya akan memudahkan pemakai komputer ketika mengkopi data dan atau mem-back up data tersebut.

Apabila Anda harus menyimpan berbagai data yang jenisnya berbeda atau berlainan, maka ada baiknya jika Anda membuat folder secara terpisah untuk setiap jenis data tersebut. Mungkin suatu ketika Anda harus membuat satu folder untuk pekerjaan sehari-hari, satu folder lagi untuk catatan-catatan pribadi, dan masih ada beberapa folder lagi untuk yang lainnya.

Setiap folder sebaiknya diberi nama secara tersendiri atau berbeda. Bisa pula, ada kalanya Anda perlu membuat folder di dalam folder yang telah ada. Yang penting di sini adalah sistem penyusunan file yang dibuat tersebut akan memudahkan pencarian informasi yang diperlukan.

Setiap kali Anda menyimpan suatu file yang telah disimpan sebelumya, maka Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan nama file yang sama seperti terakhir kali menyimpannya atau menggantinya dengan nama yang lain atau nama yang baru. Apabila suatu file dikopi ke harddisk, dimana harddisk tersebut telah terisi dengan nama yang sama, maka secara otomatis file yang baru itu akan ditimpakan atau menggantikan file yang lama.

Hal yang serupa itu juga berlaku ketika kita melakukan re-save (penyimpanan ulang) atas suatu file. Misalnya saja kita sedang mengerjakan suatu file data dengan Microsoft Word, dan data tersebut harus di-save atau disimpan. Kemudian, setelah itu, kita harus merevisi atau mengubah data tersebut dan menyimpannya kembali. 

Apabila file tersebut disimpan kembali dengan nama yang sama, maka versi yang baru dari file tersebut akan menggantikan file yang lama. Karenanya, apabila file yang lama tetap ingin dipertahankan, maka kita harus menyimpan file yang baru tersebut dengan nama yang baru atau di lokasi yang berbeda.