Contoh Surat Perjanjian Pengadaan Barang di Department Store (1)

Naviri.Org - Berikut ini adalah contoh surat perjanjian mengenai pengadaan barang di depertment store, lengkap dengan lampiran. Contoh ini hanya draft yang bisa diubah atau ditambah/dikurangi, sesuai keperluan.

PERJANJIAN PENGADAAN BARANG

Perjanjian ini dibuat pada tanggal [___] tahun [___] ([___]) antara:

1. [___], Perseroan Terbatas yang didirikan dan tunduk pada hukum Republik Indonesia dan berkantor pusat di [___], Jl. [___] (selanjutnya disebut “X”);

dan

2. Supplier, sebagaimana yang dimaksud dalam Lampiran A, terlampir (selanjutnya di sebut “SUPPLIER”).

Mengingat:

A. [___] adalah pemilik dan pengelola X DEPARTMENT STORE (selanjutnya disebut X DEPARTMENT STORE).

B. Supplier menyediakan barang-barang dagangan kepada [___] untuk dijual (selanjutnya disebut Barang-barang Dagangan) di X DEPARTMENT STORE.

C. X setuju dan menerima barang-barang dagangan untuk dijual di X DEPARTMENT STORE.

SELANJUTNYA X dan Supplier menyatakan telah sepakat mengadakan perjanjian dengan syarat-syarat dan ketentuan-ketentuan yang tercantum dalam Lampiran yang merupakan satu kesatuan yang tidak dapat dipisahkan dengan Perjanjian ini:

PASAL 1

DEFINISI

1.1 “Commencement Date”: berarti tanggal dimulainya Pelaksanaan Perjanjian yang ditentukan dalam Lampiran A;

1.2 “Expiry Date”: berarti tanggal Perjanjian ini berakhir seperti yang ditentukan pada Lampiran A;

1.3 “Gross Retail Price”: berarti harga eceran yang tercantum dalam label harga diberi discount dan yang disetujui oleh X dan Supplier.

1.4 “Barang-barang Dagangan”: berarti barang-barang dagangan yang dikirim oleh Supplier untuk dijual di X DEPARTMENT STORE sebagaimana yang ada dalam Lampiran A;

1.5 “X DEPARTMENT STORE”: berarti DEPARTMENT STORE yang dimiliki dan dikelola oleh PT. X, sebagaimana yang ada dalam Lampiran A;

1.6 “Selling Space”: berarti ruangan yang terletak di dalam X DEPARTMENT STORE sebagaimana yang ada dalam Lampiran A;

1.7 “Selling Space Notice”: berarti pemberitahuan tertulis yang diberikan oleh X kepada Supplier sebagaimana yang ada dalam Pasal 8.5;

18. “Ikhtisar Penjualan”: berarti ikhtisar penjualan selama periode tertentu yang berisi data penjualan sebagaimana yang ada pada cash memo dan memo pengembalian barang-barang pada periode tertentu;

PASAL 2

SYARAT-SYARAT UMUM

2.1 Supplier berkewajiban untuk selalu memasok barang-barang dagangan untuk dijual di X DEPARTMENT STORE.

2.2 [___] berkewajiban untuk menyediakan Selling Space bagi Supplier di X DEPARTMENT STORE.

2.3 Untuk keperluan pengaturan dan penjualan Barang-barang Dagangannya, Supplier harus menempatkan pegawainya di Selling Space.

2.4 Supplier harus mematuhi, menerima dan melaksanakan segala kebijaksanaan dan pengaturan dan penjualan Barang-barang Dagangan dan peraturan-peraturan lainnya yang berhubungan dengan Selling Space.

2.5 Supplier harus sudah mulai menjual Barang-barang Dagangannya yang ada di Selling Space pada saat Commencement Date seperti yang dimaksud pada Lampiran A.

PASAL 3

PENGIRIMAN BARANG-BARANG DAGANGAN

3.1 Supplier berkewajiban untuk selalu berusaha sebaik-baiknya dan berhati-hati di dalam memasok Barang-barang Dagangannya ke X DEPARTMENT STORE serta mengisi Selling Space dengan Barang-barang Dagangannya. Supplier bertanggung jawab atas Barang-barang Dagangannya.

3.2 Hak pemilikan dan setiap risiko atas Barang Dagangan yang dipasok ada pada Supplier.

3.3 Supplier harus mematuhi segala kebijaksanaan dan peraturan yang dibuat X mengenai Pemasokan Barang-barang Dagangan, baik ke dalam maupun ke luar dari X.

3.4 Supplier menjamin Selling Space akan selalu dipenuhi dengan barang-barang dagangan sesuai dengan standar yang diberikan oleh X.

PASAL 4

HARGA BARANG-BARANG DAGANGAN

4.1 Seluruh harga Barang-barang Dagangan yang dipasok ke X harus dapat bersaing dengan harga pasar dan harus mendapat persetujuan dari X.

4.2 Harga-harga Barang Dagangan yang ditawarkan ke X tidak boleh lebih besar dari harga-harga barang yang sejenis yang ditawarkan oleh Supplier ke DEPARTMENT STORE lain atau yang dijual di DEPARTMENT STORE lain.

PASAL 5

PENJUALAN BARANG-BARANG DAGANGAN

5.1 Supplier akan diberikan department/nomer kelas oleh X untuk Barang-barang Dagangan yang dipasok sebagaimana yang ada dalam Lampiran A.

5.2 Barang-barang Dagangan akan diberi label harga oleh X sesuai dengan nomer-nomer kelasnya.

5.3 Seluruh penjualan Barang-barang Dagangan harus didaftarkan dalam nomer-nomer kelas sebagaimana yang tertera pada label harga dari Barang-barang Dagangan yang bersangkutan.

5.4 Seluruh pelayanan penjualan Barang-barang Dagangan yang ada di X DEPARTMENT STORE dikerjakan oleh Supplier dan/atau para pegawainya dengan mengikuti sistem dan prosedur yang ditetapkan oleh X, dan segala pembayaran atas transaksi penjualan harus melalui cash register X DEPARTMENT STORE.

5.5 Bukti pembayaran melalui cash register akan diberikan kepada setiap pelanggan yang bersangkutan dan salinan bukti penjualan akan diberikan kepada Supplier.

5.6 Supplier tidak dibenarkan menerima uang dan/atau sejenisnya baik secara langsung ataupun tidak langsung dari pelanggan, mengubah harga penjualan barang-barang dagangan, menambah atau mengurangi angka penjualan dan/atau memberikan segala keterangan yang tidak benar. X berwenang penuh menjatuhkan sanksi tiga (3) kali lipat dari nilai kerugian yang dideritanya tanpa mengurangi hak-haknya untuk mengakhiri Perjanjian ini atas segala pelanggaran yang dilakukan oleh Supplier dan/atau pegawainya atas ketentuan tersebut di atas.

5.7 Supplier tidak boleh menolak segala pembayaran yang dilakukan oleh pelanggan atas Barang-barang Dagangan yang dilakukannya dengan menggunakan X Card, VIP card dan lain-lain Credit card dan/atau Gift Voucher dan/atau Shoppers Cheque yang telah disetujui dan diterima oleh X.

PASAL 6

PEMBAYARAN KEPADA SUPPLIER

6.1 X akan memberikan rekapitulasi harian dan salinan bukti penjualan (selanjutnya disebut Daily Cash Memo Summary) yang menunjukkan keseluruhan hasil penjualan dari setiap nomer kelas Barang-barang Dagangan sesuai yang tercatat dalam cash register.

6.2 Supplier akan menerbitkan tagihan bulanan berdasarkan penjualan yang tercatat  di Daily Cash Memo Summary dilampiri dengan dokumen lainnya yang dianggap perlu.

6.3 Tagihan Supplier harus menyebutkan jumlah penjualan kotor selama satu bulan seperti yang tercatat pada Daily Cash Memo Summary dikurangi Discount Rate yang telah disetujui bersama. Discount Rate yang telah disetujui tersebut merupakan X’s fee dalam kaitannya dengan Perjanjian ini (selanjutnya disebut “X’s fee”).

6.4 Tunduk pada ketentuan yang ada pada pasal 6.5, bilamana Tagihan Supplier telah diterima oleh X sebelum tanggal 6, pembayaran akan dilakukan pada tanggal 15 bulan yang bersangkutan. Bilamana Tagihan diterima setelah atau pada tanggal 6, pembayaran akan dilakukan dalam waktu dua (2) minggu setelah tanggal diterimanya Tagihan tersebut.

6.5 X berwenang memeriksa kebenaran Tagihan Supplier dan mencocokkannya dengan catatan X sebelum pembayaran dilakukan. Bilamana terjadi ketidaksesuaian dalam Tagihan, maka yang berlaku dan dianggap benar adalah catatan menurut X yang didukung oleh bukti-bukti yang sah, bukti-bukti mana juga diketahui oleh Supplier.

6.6 Supplier menjamin bahwa X akan menerima Jaminan Pengembalian Penjualan (Guarantee of Sales Return) sebagaimana yang ada dalam Lampiran A, tanpa memperhatikan besarnya jumlah penjualan yang diperoleh Supplier.

6.7 Bilamana X’s fee kurang dari Jaminan Pengembalian Penjualan, X berwenang mengurangkan kekurangan tersebut dari nilai Tagihan yang harusnya dibayarkan kepada Supplier.

6.8 X setiap saat berwenang meninjau ulang Jaminan Pengembalian Penjualan sesuai dengan ketentuan yang ada dalam Lampiran A.

PASAL 7

IKLAN DAN PAMERAN BARANG-BARANG DAGANGAN

7.1 Supplier terlebih dahulu harus mengkonsultasikan dan mendapat persetujuan tertulis dari X untuk segala demonstrasi/peragaan atau promosi Barang-barang Dagangan atau penempatan iklan, logo, merek dagang dan/atau promosi yang ada di dalam Selling Spice.

7.2 Segala kegiatan promosi yang diadakan oleh Supplier harus mendapat persetujuan tertulis dari X.

7.3 Supplier harus turut serta dalam kegiatan promosi yang diadakan oleh X.

7.4 Segala biaya sehubungan dengan promosi yang diadakan oleh X yang dibebankan dan dibayar oleh Supplier diputuskan oleh X atas persetujuan bersama.

7.5 Nama X tidak boleh digunakan oleh Supplier untuk kepentingan dan dalam bentuk iklan apa pun tanpa terlebih dahulu ada persetujuan tertulis dari X.

PASAL 8

RUANGAN PENJUALAN

8.1 X akan menentukan Selling Space bagi Supplier untuk keperluan penjualan Barang-barang Dagangan.

8.2 Pendekorasian Selling Space dan pemasangan atau perubahan atau pendekorasian kembali segala peralatan, rak, gondola dan perlengkapannya dilakukan oleh dan atas biaya pihak sebagaimana yang disebutkan dalam Lampiran A sesuai dengan kriteria design yang dibuat oleh X serta atas pengawasan dan petunjuk X.

8.3 Dalam hal pekerjaan sebagaimana disebutkan dalam Pasal 8.2 atas beban Supplier dan bilamana selanjutnya Supplier meminta X untuk melakukan pendekorasian dan/atau pemasangan peralatan, rak, gondola dan perlengkapan yang diperlukan, agar pengerjaan dapat terlaksana dengan efisien dan efektif, maka Supplier diwajibkan sudah membayar lunas segala pengeluaran yang dibutuhkan dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sejak saat penyerahan daftar spesifikasi pekerjaan kepada X. X berwenang memberikan tambahan bunga sebesar 0,1% tiap satu hari keterlambatan pembayaran.

8.4 Pendekorasian dan segala peralatan, rak, gondola dan perlengkapannya menjadi hak milik pihak yang mengeluarkan biaya seperti yang ada dalam Lampiran A. Ongkos atas segala pemindahan peralatan, rak, gondola dan perlengkapannya atas beban dan dibayarkan oleh pihak yang mengeluarkan ongkos bagi pendekorasian tersebut kecuali bila diperjanjikan sebelumnya oleh kedua belah pihak.

8.5 X berwenang sepenuhnya, dan Supplier dengan ini melepaskan segala tuntutan, untuk menentukan tempat atau memindahkan Selling Space dengan pemberitahuan secara tertulis (“Selling Space Notice”) kepada Supplier dalam waktu 30 (tiga puluh) hari sebelum saat berlakunya perubahan, perluasan, pengurangan, pengaturan, relokasi maupun pemindahan, pemberitahuan mana akan berlaku selama 30 hari, dan harus dipergunakan oleh Supplier untuk memindahkan Barang-barang Dagangannya.

8.6 Pada hari ke 31 (tiga puluh satu) setelah Selling Space Notice, semua Barang Dagangan harus sudah tertata dan tersedia di Selling Space yang baru, dan harus sudah memulai usahanya untuk menjual barang-barang dagangannya.

PASAL 9

STAF PENJUALAN

9.1 Supplier  berkewajiban menugaskan sejumlah Sales Promotion Girls (SPG) dan/atau pramuniaga dan/atau Staf Penjualan terdidik seperti yang ada dalam Lampiran A yang akan dipekerjakan oleh Supplier untuk mengatur dan mengoperasikan usaha dan mempromosikan penjualan dan/atau pemasaran Barang-barang Dagangan di X DEPARTMENT STORE. Penugasan tersebut harus mendapat persetujuan dari X.

9.2 Seluruh gaji/upah, tunjangan, bonus, honorarium dan kewajiban lainnya bagi Staf Penjualan, termasuk seluruh staf profesional dan/atau terdidik yang dipekerjakan di bagian promosi dan/atau pemasaran merupakan pegawai Supplier dan atas biaya dan tanggung jawab Supplier.

9.3 Seluruh Staf Penjualan yang ditugaskan ke X DEPARTMENT STORE harus melaksanakan segala ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan yang diterapkan oleh X. X berwenang mengevaluasi dan mengontrol pelaksanaan ketentuan-ketentuan dan peraturan-peraturan di atas, dan bila diperlukan, meminta Supplier mengganti Sales Penjualannya bilamana melakukan kesalahan dan/atau memberikan pelayanan yang kurang memuaskan.

9.4 Supplier atas biaya sendiri akan menyediakan pakaian seragam bagi para pegawainya atas persetujuan X.

9.5 Supplier akan mematuhi segala peraturan perburuhan yang berhubungan dengan Staf Penjualan.

Baca lanjutannya: Contoh Surat Perjanjian Pengadaan Barang di Department Store (2)